第１章 総則
（目的）
第１条 本規程は一般社団法人小矢部青年会議所（以下「会議所」という）運営を円滑にし、その日的達成を容易ならしめるため、事務局、庶務、会計経理慶弔及び旅費等に関する事項を規定するものである。
第２章 事務局
（事務局）
第２条 事務局には事務局長を１名置くことができる。
２ 事務局長は次長を２名以内任命することができる。
３ 事務局員の人事権は理事長が持つ。
（勤務等）
第３条 事務局員の勤務時間は、平日は午前９時００分より午後１時００分までとする。但し、例会及びその他重要な諸会合のある場合はこの限りではない。
２ 事務局員の欠勤、遅刻、早退は、その旨当該年度事務局長に届け出なければいけない。
（事務）
第４条 事務局においては、庶務事務と会計経理事務を分掌する。
２ 庶務事務は次に掲げるものである。
（１）定款そのほか諸規程に関する事項
（２）諸会議に関する事項
（３）機密及び秘書事務に関する事項
（４）文書の収受、発送、整理、保管に関する事項
（５）浄書、印刷に関する事項
（６）事務報告、そのほかの諸報告並びに諸記録に関する事項
（７）慶弔儀礼及び交際に関する事項
（８）各委員会の連絡調整に関する事項
（９）公益社団法人日本青年会議所、地区及びブロック協議会並びに各地青年会議所との連絡調整に関する事項
（１０）官公庁及び経済諸団体との連絡調整に関する事項
（１１）会員台帳の整理及び管理に関する事項
（１２）図書資料及び物品の購入、整理及び保管に関する事項
（１３）そのほか庶務事務に関する事項
３ 会計経理事務は次に掲げるものである。
（１）会費及び諸経費徴収に関する事項
（２）経費の収支予算及び決算に関する事頂
（３）現金、預金及び有価証券の出納並びに保管に関する事項
（４）物品の購入、出納、保管及び処分に関する事項
（５）財産の管理及び処分に関する事項
（６）会計帳簿の整理及び保管に関する事項
（７）そのほか、会計経理事務に関する事項
（文書）
第５条 会計年度毎に次の分類に従い文書を整理及び保存しなければならない。
（１）会議所の定款並びに諸規程 永久保存
（２）総会及び理事会の議事録 永久保存
（３）会議所内部の文書 ５年間保存
（４）公益社団法人日本青年会議所及び他青年会議所関係の文書 １年間保存
（５）会議所会報綴り １年間保存
（６）事務局日誌 ３年間保存
（７）受発信簿 １年間保存
（８）前号に属さない文書 １年間保存
（管理）
第６条 事務局長は備品台帳を整理し、出入を記載し備品を完全に管理しなければならない。
（公印の管理使用）
第７条 公印を厳正に管理するため、公印管理者を置く。
「公印の種類→理事長印・公印管理者→事務局長」
２ 公印は、金庫等に格納しておかなければならない。
３ 公印管理者は、その管理に係る公印について、盗難、紛失その他の事故があったときは、直ちに理事長に報告しなければならない。
４ 公印を使用するときは、公印管理者の承認を受け、公印使用簿に所要事項を記載してから使用しなければならない。
第３章 文書事務
（文書提出）
第８条 文書は総て、担当委員会において所定の用紙に立案し当該委員長、副理事長並びに専務理事を経て、理事会の決裁を受けて施行する。
２ あらかじめ副理事長並びに委員長または事務局長に委任されたそのものについては、その決裁により処理することができる。
３ 他の委員会に関係するものについては、当該委員会と合議の上、前項の手続きをとる。
（到着文書）
第９条 到着文書は、総て事務局で収受し、文書受信簿に記載しなければならない。
２ 文書には余白に受信番号、年月日及び閲覧印そのほか必要事項を記載し、事務局長、専務理事及び当該委員長にすみやかに配布する。
３ 文書に金券、切手又は物品等を添付したものがあれば、その旨文書収受簿に併記し、前項の手続きをとる。
４ 各委員長は、文書の配布を受けたときはすみやかに処理するものとする。
（発送文書）
第１０条 決裁を得た発送文書の成案は、文書発送簿に発信番号宛名及び件名を記載した上これを浄書、印刷し、当該発信者印を捺印し直ちに発送する。
２ 発送文書は理事長名、又は理事長及び担当委員長の連名をもってすることを原則とする。
（完結文書）
第１１条 完結文書は、種別分類の上、完結月日の順にファイルし、事務局に保存する。
第４章 会計経理事務
（会計年度）
第１２条 会議所の会計年度は、定款に定める事業年度に従い、毎年１月１日より１２月３１日とする。
（諸帳簿）
第１３条 会議所の会計に用いる諸帳簿は次の通りとする。
（１）帳簿
総勘定元帳、現預金出納長、会費徴収簿及び補助簿
（２）決算書類及び諸表
収支決算書、事業報告書、監査報告書及び財産目録等
（３）伝票
入金伝票、出金伝票、振替伝票
（会計責任者）
第１４条 会計責任者は財政局長とする。
（金銭の範囲）
第１５条 本規定において、金銭とは、現金及び預貯金をいう。
２ 現金とは、通貨のほか、随時に通貨と引き換えることができる証書をいう。
３ 手形及び有価証券は金銭に準じて扱う。
（出納責任者）
第１６条 金銭の出納、保管に関しては、出納責任者を置くものとする。
２ 出納責任者は、会計責任者が任命する。
（金銭出納）
第１７条 金銭の出納は会計責任者の責任とする。
２ 金銭を収納したときは原則として当日中に銀行に預け入れ、支出に充ててはならない。
３ 領収書は出納責任者が発行し、事前に発行する場合は会計責任者の承認を得て行う。
４ 支払いは原則として銀行振込によるものとし、会計責任者の承認を得て行う。但し、日常の経費に充てるため小口の現金を事務局長に預けたり、事業活動の資金として予算の一部を担当委員長に前渡しすることは差し支えない。
（口座名義）
第１８条 口座名義は小矢部青年会議所として理事長印を使用する。
２ 出納に使用する印鑑は、公印管理者が保管し、押印するものとする。
（手許現金）
第１９条 出納責任者は、日々の支払いに充てるため、必要最小限の手許現金を置くことができる。
（予算執行）
第２０条 予算の執行は担当委員長の権限とする。
２ 執行にあたっては計画を綿密にたて、効果的に運用することに務めなければならない。
３ 担当委員長は単位事業が終了した際には関係証拠書類を揃え、速やかに事務局長に提出しなければならない。
（予備費の計上）
第２１条 予想しがたい支出に充てるため、相当額の予算を計上することができる。
（予算の補正）
第２２条 予算の補正を必要とするときは、理事長は補正予算を作成して、総会の承認を得て、主務官庁に届け出なければならない。
（決算）
第２３条 財務局長は決算にあたって前払費用、未収金、未払金等を整理し、仮払勘定原則としておのおの担当の科目に振替関係帳簿を照合、かつ整理し、銀行預金残高証明等、証拠書類を整えなければならない。
（会計諸帳簿）
第２４条 会計諸帳簿は次の区分に従い保存するものとする。
（１）予算決算書類 永久保存
（２）会計帳簿、伝票 １０年間保存
（３）証拠書類 １０年間保存
（４）その他会計書類 １０年間保存
第５章 慶弔
（慶弔）
第２５条 会員の慶弔に関しては次の基準により慶弔慰金、もしくは記念品を送る。
（１）正会員の結婚 １０，０００円
（２）正会員の死亡 ５０，０００円及び献花
（３）正会員の長期にわたる傷病
（入院３０日以上） １０，０００円
（４）正会員の１親等の死亡 ３０，０００円及び献花
正会員の同居の家族の死亡及び正会員が喪主を務める場合
１０，０００円及び献花
（５）この規定にない事項については、その都度、理事長、副理事長、監事と協議の上、理事長が決定し、その後の理事会に報告するものとする。
第６章 旅費
（旅費）
第２６条 事務局員の会務出張に関しては、次のとおり旅費等を支給する。
（１）小矢部市より目的地までの往復費全額
（２）宿泊費は理事長が必要と認めたときに限り実費を支給する。
（３）会務出張の適否は理事長の決定による。
（４）この規定にない事項については、その都度、理事長、副理事長、監事と協議の上、理事長が決定し、その後の理事会に報告するものとする。
第７章 規程の改廃
（改廃）
第２７条 本規程の改廃は総会の議決による。
附則
本規程の変更は、一般社団法人及び一般財団法人に関する法律及び公益社団法人及び公益財団法人の認定等に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律（以下「整備法」という。）第１０６条第１項に定める公益社団法人の設立の登記の日から施行する。